Как и где хранить документы?

Документы обладают большой ценностью. Многие из них человек хранит и использует долгие годы, такие как свидетельство о рождении. Бережное отношение продлевает срок годности любых бумаг. Важно знать, какие факторы влияют на их состояние, чтобы обеспечить правильные условия.

Паспорта, свидетельства, справки и другие бумаги уязвимы к воздействиям внешней среды. Они могут отсыреть, промокнуть, утратить читабельность, порваться или помяться, если не соблюдены основные правила хранения. Восстанавливать справки непросто и зачастую дорого, поэтому хранить их необходимо аккуратно. Рассмотрим основные правила.

Что влияет на срок хранения документов

• Аккуратность. Справки должны быть в развернутом виде, помещены в отдельные кармашки или файлы. Именно от бережного отношения зачастую зависит срок «жизни». У одних, к примеру, паспорт и через 20 лет как новенький, у других через месяц подлежит замене из-за повреждений.
• Влажность. Воздух в помещении не должен быть слишком влажным, не больше 60%. Поэтому хранилище лучше размещать в жилых комнатах, а не в ванной, на кухне или на лоджии.
• Температура воздуха идеально подходит комнатная. Не стоит помещать справки в холодные условия, поскольку, бумага может замерзнуть, отсыреть и, как следствие, приобрести разводы и другие деформации.
• Чистота. В месте хранения бумаг должно быть идеально чисто, недопустимо хранение вблизи плесени, паутины, насекомых. Любые паразиты оставляют свой отпечаток на бумагах.

Общие правила хранения документов

Документы необходимо рассортировать по назначению: семейные, детские, автомобильные, на недвижимость, финансовые. Когда в хранилище порядок, проще найти необходимые бумаги. Бумаги по каждой сфере жизни рекомендуется хранить в отдельной папке.

Персональные справки лучше хранить в разных папках на каждого члена семьи. Каждую папку следует подписать, например, «папа», «мама», «Ваня», «Маша». Если в семье есть питомец, для него также стоит завести отдельную папку.

Вначале папки помещают маленькие документы, например, страховое свидетельство, трудовая книжка, удостоверение. Далее бумаги большого размера.

Где хранить документы

1. В шкафу. Можно положить или поставить папку просто на полку или вниз основного отделения, при условии идеальной чистоты и сухости.
2. В ящике тумбы. Выдвижные места содержания не только удобны, но и наиболее надежны, поскольку обеспечивают дополнительную защиту от пыли и других внешних воздействий. Кроме того, при необходимости в такой ящик можно врезать замок с ключом.
3. На подставке для телевизора. Все зависит от ее конструкции, если место позволяет, то можно. Но в этом случае не следует размещать там другие вещи и бумаги.
4. Специальный настольный бокс для документов с выдвижными ящиками. Можно подобрать любого размера, дизайна и цвета. Также такие боксы делают на заказ.
5. На стеллаже. Этот способ один из самых удобных при большом количестве папок. Можно купить готовый стеллаж или сделать его самостоятельно.
6. В сейфе. Безусловно, это самый надежный способ. Помимо недоступности для детей и посторонних, документы будут в идеальных условиях по температуре и влажности воздуха, а также по чистоте. Если сейф небольшой, в него можно поместить только самые ценные документы.
7. В банковской ячейке. Можно использовать этот способ для особо ценных документов из тех, что не требуются в повседневной жизни. К примеру, бумаги на имущество, акции.

Визитки и банковские карты

Необходимо в первую очередь разделить их на те, которые используются часто и редко. Так самые востребованные можно поместить в кошелек. Рекомендуется иметь большой бумажник, размером в развернутую денежную купюру, в нем есть и специальные кармашки для карт.

Для остальных удобно использовать специальную визитницу. Убирать далеко ее нецелесообразно, лучше положить на журнальный столик или в выдвижной ящик.

Инструкции к бытовым приборам

В течение жизни человек приобретает большое количество техники, все инструкции к ней лучше содержать в одном месте. В качестве хранилища можно использовать обычную обувную коробку или небольшой пластиковый контейнер.

Документы автомобилиста

Водительское удостоверение, паспорт транспортного средства, автостраховка, ТО – бумаги, которые всегда должны быть с собой. Лучше всего приобрести для них специальный органайзер, в котором предусмотрены ячейки, как для мелкогабаритных, так и для больших бумаг. Все документы будут под рукой, при этом точно не помнутся и не намокнут.

Можно хранить эти бумаги также в барсетке, но ни в коем случае не в карманах или бардачке.

Советы по хранению

• Пару раз в год нужно проводить ревизию документов. Просроченные загранпаспорта и справки можно выкинуть. Кроме того, чеке и квитанции об оплате пятилетней давности также не подлежат хранению.
• В коробке с инструкциями можно сделать картонные разделители и подписать, к какому приору относится документ. Если инструкций много, указатели можно расположить в алфавитном порядке. Оформление такого хранилища займет время, зато найти необходимые бумаги будет легко.
• Отдельные папки на каждого члена семьи можно объединить в одну большую с кольцами. В нее же прикрепить другие пакеты документов, такие как, «квартира», «здоровье».
• Наградные дипломы, сертификаты, грамоты, как правило, делают из плотной бумаги и картона. Их можно просто сложить в картонную коробку формата А4, стопочкой.
• Все важные бумаги нужно хранить в недоступном для детей месте. Если ребенок решит с ними поиграть, последствия могут быть катастрофическими. А винить малыша в порче документов будет глупо, да и бесполезно. Лучше заранее обезопасить бумаги, убрав в надежное место.
• Не стоит носить с собой документы, которые не используются. К примеру, свидетельство о рождении ребенка не нужно каждый день. Лучше хранить его дома в папке, при необходимости брать. Справки, которые подвергаются меньшему воздействию, дольше сохраняют свой первозданный вид. К тому же, потерять бумаги, которые аккуратно лежат дома в папке, практически невозможно.